El juego de simulación Ease IT refleja aspectos fundamentales de la gestión de procesos y de la aplicación de los principios Lean a estos procesos. A lo largo de la simulación, que se realiza intercalando formación en Fundamentos de Lean, se juegan varias rondas muy dinámicas donde los participantes, además de experimentar los principios Lean, interiorizan los conceptos teóricos de un modo divertido y cooperativo.

Simulación del proceso de negocio

El juego consiste en la simulación del proceso de negocio de una empresa de seguros. En este entorno los participantes deben maximizar el número de pólizas tramitadas a través de un complejo flujo de procesado, validaciones y aprobaciones, donde intervienen numerosos roles y funciones que van procesando las pólizas solicitadas hasta su confirmación final al cliente. Por tanto, deberán garantizar la rentabilidad de las operaciones de esta compañía y la satisfacción de los clientes que esperan recibir sus pólizas tramitadas en plazo y manera adecuadas.

El número de participantes mínimo para que se pueda llevar a cabo es de 12 personas, que son guiados por el instructor a través de un proceso dinámico y efectivo de experimentación y prueba de los principales conceptos e instrumentos Lean. Los participantes juegan diversas rondas a través de las cuales se van produciendo diferentes resultados y experiencias que demostrarán el beneficio de aportar los principios Lean a un proceso de negocio (flujo de valor, perfección, comunicación y transparencia, etc.).

Estas rondas se van intercalando con las exposiciones teóricas del instructor, de modo que en cada ronda se van poniendo a prueba nuevos instrumentos de Lean expuestos y se va comprobando qué tipo de beneficios aporta al proceso de negocio sobre el cual se está practicando.

Con esta simulación, los participantes pudieron obtener una visión general de las consecuencias y posibles problemas vinculados con una forma de trabajo orientada a procesos, así como soporte a la hora de implementar nuevos modelos de trabajo vinculados a Lean. De igual forma, se motivó a los participantes a analizar desde un prisma crítico sus propios procesos de trabajo y su propio comportamiento y actitud.

A lo largo de la simulación se abordan una serie de aspectos como:

• La posibilidad de analizar y minimizar bloqueos y problemas dentro de una organización, reduciendo así las ineficiencias.
• Gestión de procesos y análisis de los mismos, desde un punto de vista de flujo de valor, para minimizar el número de ineficiencias y cuellos de botella en su ejecución (mejorando así variables de tiempo, coste y beneficio).
• Comportamiento, actitud y competencias: la simulación hace posible que los participantes experimenten, reflexionen y debatan sobre como la actitud y competencias propias y del resto de participantes influyen en el rendimiento y eficiencia del trabajo propio, el del resto y en el conjunto de la organización.
• La simulación refuerza los lazos entre los participantes, lo cual tiene un impacto significativamente positivo sobre la propia organización.